Eficiente el proceso de inscripción en unos cuantos pasos
Eficiente el proceso de inscripción
en unos cuantos pasos
Pronto comenzará el ciclo de inscripciones para educación preescolar, primaria y secundaria. Seguramente muchos padres de familia reinscribirán a sus hijos en el mismo colegio, pero también habrá quienes los inscriban por primera vez a uno nuevo. Sea cual sea el caso, es importante que como colegio tengas presente algunos consejos que te ayudarán a optimizar y agilizar este trámite.
1. VISUALIZA LA INSCRIPCIÓN COMO UN PROCESO BREVE Y SENCILLO
Al imaginar la inscripción como un proceso rápido que funciona con pocos pasos, te será más fácil organizarte y entender cuáles pueden ser las complicaciones en cada punto. Piénsala en tres fases:
a. La primera es para definición de trámite y tipo de curso. El padre de familia indica si se trata de inscripción por primera
vez o reinscripción. Después decide si, además de los cursos curriculares obligatorios, inscribirá a su hijo en alguna
actividad extra.
b. La segunda etapa es la de llenado de información y entrega de documentos.
c. La última etapa es la del pago de inscripción.
2. RESPONDE A TIEMPO LAS SOLICITUDES DE INGRESO
Reduce el tiempo de respuesta ante cualquier inquietud que tengan los padres de familia, sobre todo si se trata de inscripciones de nuevo ingreso. Demorarte puede ser la diferencia entre perder o ganar un alumno nuevo.
3. OTORGA ATENCIÓN PRESENCIAL
A pesar de la contingencia sanitaria por COVID-19 habrá padres de familia que requieran de alguna entrevista personal antes de inscribir a sus hijos. Si este fuera el caso, deberás contar con la medidas de prevención suficientes para garantizar que el encuentro sea libre de riesgos de contagio, informando con antelación al papá o mamá cuál es el protocolo de sanidad para el encuentro.
4. CAPACITA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO PARA
DAR RESPUESTAS EFICIENTES
No basta con contestar rápidamente los mensajes que recibas, la calidad del contenido es mucho más importante. Si logras resolver eficientemente las dudas de los padre de familia que te contacten, aumentas las posibilidades de que el proceso de inscripción se complete sin mayores contratiempos. Una respuesta clara es la diferencia entre una o varias llamadas o mensajes con el mismo padre de familia. La capacitación debe contemplar que todo tu equipo administrativo pueda resolver cualquier duda a través de cualquier medio: llamada telefónica, reunión por Zoom, mensajes de texto, visitas personales, etc.
5. HAZ UNA LISTA DE LAS DUDAS MÁS COMUNES DE LOS PADRES DE FAMILIA Y CÓMO RESOLVERLAS
Para que todos los miembros de tu equipo estén capacitados para responder y atender las dudas y obstáculos que los padres de familia puedan encontrar en el proceso de inscripción, realiza una junta previa con el personal. En esta reunión preparen un documento con las dudas con que se han encontrado en periodos pasados de inscripción y anoten cómo las han resuelto. El objetivo es que todo tu equipo esté capacitado para resolver cualquier contingencia y así evitar retrasos innecesarios en el proceso.
6. ENVÍA A LOS PADRES UNA NOTIFICACIÓN PREVIA SOBRE EL PROCESO Y DATOS DE INSCRIPCIÓN. HAZ LO MISMO EN TUS REDES SOCIALES PÚBLICAS
Un aviso con anticipación puede evitar que en el periodo de inscripción el personal del colegio se sature de mensajes y llamadas. Envía un recordatorio por e-mail y/o WhatsApp a los padres de familia sobre los periodos (fechas) y horarios de inscripción, así como la documentación que deberán proporcionar. Aprovecha para hacerles saber que pueden contactarte en cualquiera de tus canales para resolver cualquier duda que tengan.
7. REFUERZA LA NOTIFICACIÓN CON UN RECORDATORIO UN DÍA ANTES DEL COMIENZO DE LAS INSCRIPCIONES
El ajetreo del día a día a veces puede distraernos. Por eso te recomendamos enviar un recordatorio directamente a los padres de familia, así como publicar en todas tus redes sociales que al día siguiente comienzan las inscripciones.
8. ESPECIFICA ANTICIPADAMENTE LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA Y SU FORMATO DE ENTREGA
Ya sea que la inscripción sea presencial o digital, deberás especificar y destacar en todos tus canales de comunicación —incluyendo el aviso previo que envíes a los padres— cuáles son los documentos que deberán entregarte y en qué formato: originales, copia, digitalizados en .jpg, pdf, etc. Esto es muy importante porque si alguno de los padres no cuenta con alguno de los documentos, entonces tendrá tiempo para tramitarlo. También ahorrará tiempo de llamadas y mensajes, tanto para el equipo de tu colegio como para los padres de familia. En este punto, deberás tener en cuenta varios aspectos:
a. Indicar con claridad cuáles documentos son indispensables para los alumnos nuevos y cuáles se requieren para los que serán reinscritos.
b. Habilita facilidades para los alumnos de reinscripción: seguramente ya cuentas con parte de la documentación que se solicita, así que elimina los requisitos innecesarios.
c. Invita a los padres de familia a contactarte en caso de no contar por el momento con alguno de los documentos, así podrás asesorarlos y ver cuáles son las alternativas.
9. DISEÑA UNA INFOGRAFÍA PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Es muy probable que la mayoría de los procesos de inscripción se realicen por vía digital. Por lo tanto, es importante que indiques claramente el formato y las medidas que deben tener los documentos digitalizados que te envíen. Si consideras que en este punto puede haber retrasos, pide a tu diseñador que elabore una infografía sencilla para los padres de familia con el paso a paso de cómo digitalizar y enviar los documentos. Adicional a esto, hazles saber que en caso de tener algún problema para la digitalización y carga de documentos, el personal de tu colegio podrá orientarlos paso a paso vía online o telefónica.
10. ORGANIZA CITAS POR ORDEN ALFABÉTICO PARA LA RECEPCIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS
Tratándose de alumnos de primera inscripción, es probable que parte de la documentación necesite entregarse en original. Para evitar aglomeraciones, agenda las visitas de los padres por orden alfabético, grado del alumno, etc. Lo importante es que como colegio lleves un control que te permita ofrecer la mejor atención posible a cada padre o madre de familia.
11. REÚNE TODOS LOS PASOS EN UN MISMO ESPACIO
Esto aplica tanto para las inscripciones presenciales como para las que se realicen vía online. Si es en tus instalaciones, procura que todo el proceso se realice en la misma oficina y, de preferencia, con la misma persona. En cuanto a las inscripciones online, la recomendación es que tu programador prepare en tu web una landing page para que todo el proceso se realice a través de ella, sin necesidad de salir de tu sitio o de enviar documentos por separado.
12. LANDING PAGE: UN PASO QUE TE AHORRARÁ MUCHOS PASOS
Si ya tienes una landing page, felicidades. Pero si aún no la tienes y no te es posible implementarla para este periodo de inscripciones, tómalo en cuenta para el siguiente ciclo escolar. La landing page no solamente sirve para capturar datos de posibles o futuros padres de familia que podrían elegir tu opción educativa, sino que también permite a los padres de familia crear un usuario con cuenta individual y contraseña privada con la cual podrá realizar trámites como el de las inscripciones, consulta de calificaciones, etc.
Otra ventaja de la landing page es que reúne en un solo espacio los campos de información que los padres de familia deberán llenar, al mismo tiempo que puede habilitarse para que los padres de familia adjunten documentos. También es posible que incluyas en ella el procedimiento de pago. Recuerda: mientras menos pasos y menos canales tenga que usar el padre de familia para completar el proceso, será más práctico y rápido. Una landing page bien diseñada permitirá que en un sólo procedimiento y en un sólo espacio pueda realizarse el proceso entero de inscripción.
Por último, podrás incluir campos de llenado no obligatorio que te permitan conocer más a los padres de familia y los alumnos. Por ejemplo, puedes preguntar por qué medio se enteró de tu colegio o por cuál motivo lo eligió para inscribir a su hijo. Recuerda destacar con algún distintito los campos obligatorios.
13. OPTIMIZA TU LANDING PAGE PARA EVITAR ERRORES
Entre los errores más comunes que pueden presentarse están que la carga de documentos sea lenta o no pueda completarse al 100%; también que el sitio saque al usuario constantemente y éste se vea obligado a llenar nuevamente los campos. El programador y administrador del sitio deben estar atentos a su buen funcionamiento, incluso para garantizar la protección de los datos.
14. BOTÓN PARA GUARDAR Y DESCARGAR COMPROBANTE
Habilita un botón para que el padre de familia pueda guardar y descargar un pdf que sirva de comprobante de que la inscripción de su hijo se realizó correctamente.
15. INCLUYE UN AVISO DE PRIVACIDAD EN EL FORMULARIO Y AVISO DE
AGRADECIMIENTO
Recuerda incluir tanto un Acuerdo de Privacidad para garantizar a los padres la privacidad de sus datos, así como un aviso de agradecimiento cuando concluya el proceso de inscripción.
16. OTRAS VÍAS DE INSCRIPCIÓN Y PAGO
Adicional a la posibilidad de la inscripción en físico o a través de tu landing page, existen otras opciones que también puedes implementar, sobre todo si los grupos de alumnos son pequeños y si se trata de reinscripciones. Quizás puede bastar con que los padres de familia te envíen por correo o WhatsApp el comprobante de pago con los datos básicos para identificarlo a él y a su hijo. De cualquier manera, la sugerencia es que implementes una landing page lo más pronto que te sea posible.